知っておくべきアジェンダの書き方とテンプレートを紹介

悩む人

上司に『次の会議で使うアジェンダを書いて欲しい』と頼まれましたが、正直どうやって書いていいのか分かりません...。しかも書くのがすごい面倒そう。。。

こんな『アジェンダの書き方の悩み』について答えます。

本記事の内容

・アジェンダとは？

・アジェンダの書き方テンプレート

・アジェンダを書いた後の注意点

アジェンダは、会議を円滑に進めることができ参加メンバーの認識を合わせるために必要な計画資料です。

会議の中で話しがつい白熱したり、内容が膨らんで目的が脱線してしまわないようにアジェンダを用意しておきます。

KEI

ただ、今までアジェンダを書いたことがないと、会議の目的を明確化して話を脱線させないで進行するのに『どういった項目を書いたらいいのか？』いまいち分からないのではないでしょうか。

また、今までアジェンダを書いたことがないと地味な作業でメンドウに感じると思います。

僕もアジェンダを書くのが苦手で新人時代は上司に何回もやり直しと言われました。

KEI

本記事では、そんな会議におけるアジェンダの書き方や書いた後の注意点について詳しく紹介します。

『どうやってアジェンダを書いていいのか？』といった疑問を解消できると思いますので、ぜひ読み進めてみてください。

会議で用意すべきアジェンダとは？

冒頭でも紹介しましたように『アジェンダ』は、会議を円滑に進めるための行動計画書です。

会議の議論内容を明確化し、参加者への会議の意味を理解させることができますので、アジェンダはその会議の道しるべとなります。

アジェンダは一般的に『予定表』『議題』と使われたりもします。

また、アジェンダ作成ができましたら、会議直前に参加者やクライアントに共有して当日の会議ではスタート時に印刷した資料を配布します。

KEI

これらの準備ができましたら、会議を速やかに進行することができ有意義な打ち合わせになります。

では、『アジェンダに何を書くの？』といった疑問ですが、結論以下の通りです（後ほど詳しく紹介します）。

アジェンダの項目

・会議名

・会議の議題(目的)

・当日の配布資料

・日程

・開催場所

・会議の参加者

・時間配分（タイムテーブル）

・次にやること(次回開催予定日)

・備考欄

上記がアジェンダに入れる必要項目です。

小規模なプロジェクトではアジェンダを作ることはあまりないですが、大規模なプロジェクトでの会議ではアジェンダは必須になります。

またファシリテーターの方はアジェンダの項目を見ながら会議を進めることができるので必ず用意しておきたいです。

あとは僕の過去の経験として、アジェンダがあったことでクライアント(取引相手先)と、認識のすり合わせをすることができ後々のトラブルを防げました。

KEI

アジェンダの質によって、その後のプロジェクト成功度、会議の中身(質)が大きく変わりますので、会議では用意しておきましょう。

アジェンダの書き方とテンプレート

アジェンダに必要な項目と入れておくこといい項目は以下です。

アジェンダの作成例

・会議名

・会議の議題(目的)

・当日の配布資料

・日程

・開催場所

・会議の参加者

・時間配分（タイムテーブル）

・次にやること(次回開催予定日)

・備考欄

項目をもとに具体的に書くと以下のようになります。

アジェンダの作成例

会議名：（例）〇〇サイトリニューアルキックオフMTG
会議の議題(目的)：〇〇サイトリニューアルの初回キックオフMTGと今後の流れ
当日の配布資料：プロジェクトメンバー、今後のスケジュール
日程：2021/9/19（火）10:00~11:00
開催場所：〇〇ビル〇〇会議室
会議の参加者：（例）〇〇株式会社鈴木様、〇〇株式会社ディレクター田中様
時間配分（タイムテーブル）：概要説明（30分）/担当者の紹介（10分）/今後のスケジュール（10分）/質疑応答（10分）
次にやること(次回開催予定日)：2021/10/10（水）10:00~11:00
備考欄：

上記の項目があると、OKかなと。

一番優先的に意識することは、『会議の目的』と『時間配分』、『会議で決まったこと・次回やること』です。

それ以外の「開催場所」「開催時間」は、会議当日に口頭でわざわざ共有しなくて大丈夫です。

また、記載する項目は臨機応変に変えてもいいかもしれません。

例えば、過去に開催された場所が同じで、メンバーが共通して認識しているのであれば、ビル名まで詳しく書かなくても良いなど。

また、会議を進行するファシリテーターの方でしたら、大事な会議や長時間のミーティングになる場合は、アジェンダをもとに予行練習をしておくのがオススメです。

『時間内に終わりそうか？』『時間配分は大丈夫か？』といった細かい最終調整ができますので当日落ち着いて進行できると思います。

KEI

アジェンダを書いた後の注意点

最後にアジェンダを書き終えて、会議に参加する前の注意点を紹介します。

注意ポイント

・余裕を持ってアジェンダを書き終える

・アジェンダは関係者に事前配布しておく

『アジェンダを書き終えて後は当日の会議を待つのみ！』と安心しがちですが、上記２点をやっておくことで会議がよりスムーズに進行できますよ！

・余裕を持ってアジェンダを書き終える

アジェンダは余裕を持って書き終えておくのがおすすめです。

特に、上司からアジェンダ作成を頼まれた部下は、早めに書き終えることで上司や関係者が会議前に余裕を持ってチェックできます。

関係者に、作成したアジェンダに不要、重複がないかの確認してもらうのがポイントです。

KEI

『ギリギリになって確認する時間がない！』と言われてしまうことがあるので、上司や関係者へのレビューが必要な場合は、ある程度時間に余裕を持って書き終えましょう！

・アジェンダは関係者に事前配布しておく

当日の会議の前にクライアン先にアジェンダを共有しておくのがベストです。

というのも、クライアントや会議に参加する人に、事前に共有しておくことで、聞きたい質問をリストアップできますし議題の目的を事前に把握できます。

当日の会議がよりスムーズに進行することができ、話がそれる懸念も少なくなるので事前配布しておくことをおすすめします！

会議に必要なアジェンダの書き方：まとめ

ここまで会議に必要なアジェンダの書き方について紹介しました。

最後に、アジェンダを書く上で必要な項目を再掲しておきます。

アジェンダに必要な項目

・会議名

・会議の議題(目的)

・当日の配布資料

・日程

・開催場所

・会議の参加者

・時間配分（タイムテーブル）

・次にやること(次回開催予定日)

・備考欄

繰り返しになりますがアジェンダを作成することで、どのような会議にしたいのか？どのようなことを決めたいのか？をスムーズに決めることができます。

アジェンダが有る無しでは、その後のプロジェクトの進行と１つ１つの会議の質が大きく変わります。

アジェンダは必ずしも正解はありませんので、ぜひオリジナルのアジェンダを作成し質の高い生産性のある会議にしてみてください！

KEI

本記事を読み、アジェンダの書き方が理解でき有益な会議の一助になりましたら幸いです。

ここまで読んでいただきありがとうございました。